沖縄県在宅就業支援センター

メールをやり取りする中で、メールを受ける側がどのような環境か、パソコンやメールソフトを使用しているかは様々です。

メールソフトによっては、HTML形式（文書に色を付けたり太字にしたり装飾できる。）を使えるものもありますが、文字のみのテキスト形式しか使えないメールソフトもあります。

テキスト形式しか使えないメールソフトを使っている方にHTML形式でメールを送ると送った文書の内容がうまく表示できなくなったりして迷惑をかけてしまいます。
ビジネス上では、出来るだけシンプルなテキスト形式送りましょう。

また半角カタカナや特殊な記号や文字なども文字化けしてしまう可能性があるので使わないようにしましょう。

画像や文書、表計算のファイルなども相手に同じアプリケーションソフトがインストールされているかなどの確認も必要です。
ファイルのサイズが重たいときは、分割して送るか、圧縮しておくります。

また言葉で相手を不愉快な思いをさせないように常に意識して送信前にはミスがないようチェックすることも大切です。
メールをもらったら相手の事を考えて早めに返すようにことを心掛けましょう。